Kontrola podatkowa w firmie nie musi oznaczać kłopotów

Po pierwsze, mogą mieć pewność, że ich rozliczenia i dokumenty są prawidłowe, a po drugie, to doradca podatkowy, z którym firma podpisała umowę bierze na siebie wszelkie kontakty z kontrolerem podatkowym.

Upoważnienie doradcy podatkowego
Każdy przedsiębiorca może upoważnić doradcę podatkowego do reprezentowania go w zakresie kontroli podatkowej. Wystarczy podpisać upoważnienie i dostarczyć je naczelnikowi urzędu skarbowego, wójtowi/burmistrzowi/prezydentowi miasta. Od momentu takiego zgłoszenia do kancelarii podatkowej trafi zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej oraz późniejsza dokumentacja związana z kontrolą.

Przed rozpoczęciem kontroli - zawiadomienie
Co do zasady nie musimy się obawiać, że kontrola podatkowa nas zaskoczy. Organy podatkowe powinny uprzedzić przedsiębiorcę o zamiarze przeprowadzenia kontroli. Urzędnik nie pojawi się więc wcześniej, niż po 7 dniach od doręczenia zawiadomienia. Jeśli kontrola nie zostanie wszczęta po upływie 30 dni od daty doręczenia zawiadomienia, rozpoczęcie kontroli możliwe jest tylko po otrzymaniu ponownego zawiadomienia.

Są przypadki, w których kontrola może być przeprowadzona bez wcześniejszego uprzedzenia. Dzieje się tak w przypadku, gdy kontrola dotyczy np. zasadności zwrotu różnicy podatku lub zwrotu naliczonego podatku  VAT, kiedy kontrola jest wszczęta na żądanie organu prowadzącego postępowanie przygotowawcze o przestępstwo lub przestępstwo skarbowe. O kontroli nie zostanie wcześniej powiadomiony przedsiębiorca, jeśli dotyczy ona niezgłoszonej do opodatkowania działalności gospodarczej, przychodów z nieujawnionych źródeł lub gdy kontrola ma charakter doraźny dotyczący ewidencjonowania za pomocą kasy fiskalnej, użytkowania kasy lub sporządzania spisu z natury.

Kto może kontrolować?
Kontrola podatkowa jest przeprowadzana z urzędu. Organami kontrolnymi jest nie tylko urząd skarbowy, ale także wójt, burmistrz, prezydent, starosta lub marszałek województwa, a także minister finansów. W ich imieniu – w oparciu o imienne upoważnienia, kontrolę prowadzą pracownicy i funkcjonariusze wspomnianych organów.  

Rozpoczęcie kontroli
Wszczęcie kontroli następuje przez doręczenie kontrolowanemu – w przypadku współpracy z kancelarią – doradcy podatkowemu upoważnienia do i okazanie legitymacji służbowej.

Przebieg kontroli
Kontrola jest prowadzona w siedzibie firmy, a w przypadku, gdy dokumentacja znajduje się w kancelarii – u doradcy podatkowego.

Czynności kontrolnych dokonuje się z obecności kontrolowanego, chyba, że zrezygnuje on (na piśmie) z prawa uczestnictwa.  Kontrolerzy mogą także zażądać dostępu do miejsc związanych z prowadzoną działalnością (np. budynków, lokali, pomieszczeń, gruntów), w godzinach jej prowadzenia. Za zgodą kontrolowanego czynności mogą odbywać się także w siedzibie organu podatkowego.

Kontroler może żądać udostępnienia dokumentów związanych z przedmiotem kontroli i dokonywać odpisów, kopii, nagrań, czy fotografii, przesłuchiwania kontrolowanego i świadków, a także zasięgania opinii biegłych. Kontrolowany ma obowiązek udzielać kontrolującemu wszelkich wyjaśnień i dostarczać dokumenty, a także – w miarę możliwości – zapewnić samodzielne pomieszczenie i miejsce do przechowywania dokumentów.  Kontrola powinna być przeprowadzona z sposób sprawny i niezakłócający funkcjonowania przedsiębiorcy

Zakończenie kontroli, protokół i zastrzeżenia
Kontrola powinna być zakończona bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w terminie wskazanym w upoważnieniu do jej przeprowadzenia, które otrzymujemy w momencie wszczęcia kontroli.

Jej zakończenie dokumentuje się w protokole, który zawiera m.in. opis dokonanych ustaleń faktycznych, ocenę prawną sprawy oraz pouczenia o prawie złożenia korekty deklaracji oraz zastrzeżeń bądź wyjaśnień.

Jeśli kontrolowany nie zgadza się z ustaleniami protokołu może w terminie 14 dni od jego doręczenia przedstawić zastrzeżenia lub wyjaśnienia, wskazując jednocześnie stosowne wnioski dowodowe. Organ kontrolujący ma 14 dni na zawiadomienie o sposobie załatwienia, wskazując, które zastrzeżenia nie zostały uwzględnione, wraz z uzasadnieniem faktycznym i prawnym. Brak reakcji kontrolowanego na protokół w tym terminie oznacza, że nie kwestionuje on ustaleń kontroli.

Książka i czas trwania kontroli
Przedsiębiorca jest zobowiązany prowadzić i przechowywać w swojej siedzibie książkę kontroli oraz upoważnienia i protokoły kontroli. Książka (która może być prowadzona także w formie elektronicznej), służy do dokumentowania liczby i czasu trwania kontroli w firmie.

Co do zasady nie można równocześnie podejmować i prowadzić więcej niż jednej kontroli, a czas trwania wszystkich kontroli organu kontroli u przedsiębiorcy w jednym roku kalendarzowym nie może przekraczać:      

•    u mikroprzedsiębiorców – 12 dni roboczych,
•    u małych przedsiębiorców – 18 dni roboczych,
•    u średnich przedsiębiorców – 24 dni robocze,
•    u pozostałych przedsiębiorców – 48 dni roboczych.
      
Przedłużenie czasu trwania kontroli jest możliwe jedynie z przyczyn niezależnych od organu kontroli i wymaga uzasadnienia na piśmie.

Adam Pankowski
Kancelaria Doradztwa Podatkowego Adam Pankowski

Potrzebujesz wsparcia, masz problem z zakresu podatków lub księgowości w Twojej firmie? Zapraszamy do współpracy! www.apankowski.pl

Więcej informacji o nas w Katalogu firm